“Tanto più notaio, tanto meno giudice”. Con queste parole un famoso giurista (Carnelutti) ha definito la funzione essenziale del notaio (e cioè l’attività più importante che la legge affida al notaio).

Questo significa che quanto più il notaio fa bene il suo lavoro – e cioè accerta ed interpreta la volontà delle parti (cioè delle persone) che concludono un contratto e redige in modo conforme alla legge e con chiarezza le relative clausole – tanto meno c’è bisogno di ricorrere al giudice (e cioè tanto minore è il rischio che l’atto notarile sia fonte di cause). Ed è per questo che il notaio non può ricevere atti espressamente proibiti dalla legge (art. 28 legge not.) ed ha l’obbligo di essere certo dell’identità delle parti (art. 49 legge not.) e di indagarne personalmente la volontà (art. 47 legge not.).

Si tratta di obblighi particolarmente severi la cui inosservanza comporta, oltre alla responsabilità civile, anche la responsabilità disciplinare del notaio (che può essere sospeso e nei casi più gravi destituito), e può essere fonte di responsabilità penale (per il reato di falso in atto pubblico).

Si dice: ma a che serve il notaio? In Inghilterra o negli Stati Uniti si può anche comperarsi la casa da soli, e si viene garantiti dalle assicurazioni.

Vero; peccato che il solicitor, l’avvocato da cui non si può non farsi assistere, costi assai di più del notaio e che spesso le assicurazioni si rivelino molto restie a pagare il danno.
La differenza tra i due ordinamenti in fondo è tra aggiustare e prevenire. E’ del tutto intuitivo che la “tutela” delle parti è meglio della “autonomia” delle parti.

Il notaio svolge una funzione sociale di grande rilievo in momenti essenziali della vita del cittadino. Compito del notaio è infatti anche quello di tutelare i più deboli, quelli che non sono in grado di pagarsi l’avvocato migliore, quelli che comperandosi la prima ed unica casa della vita non possono rischiare niente e vogliono che ci sia qualcuno che garantisca loro che la casa è realmente disponibile, non ha ipoteche; qualcuno, cioè, che dia certezze.

Non è un caso che il notariato di tipo latino (dove il notaio garantisce personalmente i clienti della solidità giuridica del contratto) sia presente in 81 Paesi, da tutta l’Europa continentale all’America latina, ai paesi dell’est europeo, alla Cina.

Non è un caso che dove interviene un notaio sia scarsissima la litigiosità davanti ai giudici.
In Italia le cause per i contratti immobiliari e quelli relativi ai momenti societari controllati da notai si contano sulle dita di una mano.

Non è un caso, del resto, che le istituzioni abbiano affidato negli ultimi anni ai notai compiti sempre più delicati: dalla lotta all’abusivismo edilizio alle espropriazioni immobiliari; dal ruolo di giudici onorari aggregati, per smaltire l’arretrato della giustizia civile, al controllo su costituzioni e verbali delle società per liberare i giudici da una parte del loro carico di lavoro; e che, in sede internazionale, si pensi ai notai anche in materia di lotta al riciclaggio.

Il tutto senza costi aggiuntivi per la collettività. Senza contare che i notai sono all’avanguardia nello sforzo di modernizzazione del Paese, essendosi forniti da tempo di una rete Intranet che collega tutti gli studi e della firma digitale certificata dal Consiglio Nazionale.

“Perché il notaio?” ha dunque una risposta agevole: perché il cittadino ha più sicurezza, più efficienza, ha meno costi, più semplificazione nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, ha a disposizione un professionista che risponde economicamente della solidità dei contratti che stipula; come – per i trasferimenti immobiliari e gli atti societari – una sorta di sportello unico di grande qualificazione giuridico–fiscale e di forte garanzia morale: in tempi così complessi e incerti non ne vale la pena?

La principale funzione dell’attività notarile è esemplificata da una famosa dichiarazione del noto giurista Francesco Carnelutti: “Tanto più notaio, tanto meno giudice”.

L’intervento notarile svolge una funzione di giustizia preventiva che contribuisce al contenimento del contenzioso, in un Paese, come l’Italia, in cui c’è una forte vocazione alla litigiosità.

Si può fare l’esempio delle transazioni immobiliari, uno dei principali ambiti di attività del notaio, che tocca la vita di tutti i cittadini: il contenzioso su questi atti riguarda annualmente circa 50 casi su oltre 1.700.000, pari allo 0,0029% delle transazioni.

Per avere un riferimento di quanto incida l’effetto preventivo dell’attività notarile basta pensare che invece, il peso economico del contenzioso civile nel nostro Paese si aggira intorno all’1,7% del PIL (dati del rapporto Tillinghast relativi al 2005).

In considerazione del fatto che per i cittadini più deboli spesso andare in giudizio non è una scelta percorribile – data la durata e quindi i costi di cui si devono fare carico – è evidente che la sicurezza “a priori” garantita dall’intervento notarile protegge proprio i più deboli (mentre quella a posteriori è un lusso riservato a chi ha più mezzi).

I rarissimi sinistri vengono interamente risarciti dall’assicurazione obbligatoria della categoria; i casi che non sono coperti dalla polizza RC vengono rimborsati da uno speciale fondo di garanzia costituito dalla categoria.

Va specificato che l’assicurazione dei notai risarcisce l’intero valore effettivo dell’immobile (ad esempio di una casa che fosse risultata ipotecata), a differenza delle title insurance dei paesi anglo-americani che, invece, risarciscono solo il massimale assicurato, che, nella maggioranza dei casi, corrisponde alla somma prestata dalla banca al tempo dell’acquisto della casa.

Il notaio è un pubblico ufficiale istituito per ricevere gli atti tra vivi (cioè vendite, permute, divisioni, mutui ecc.) e di ultima volontà (cioè testamenti), attribuire loro pubblica fede, conservarli e rilasciarne copie, certificati (e cioè riassunti) ed estratti (e cioè copie parziali) (art. 1 legge not.).

L’atto redatto dal notaio è un atto pubblico, perché il notaio è autorizzato ad attribuirgli pubblica fede (perciò è un pubblico ufficiale); e come tale ha una particolare efficacia legale: quello che il notaio attesta nell’atto notarile (esempio: che ha letto l’atto davanti alle parti, o che una persona ha fatto o ha sottoscritto una dichiarazione davanti a lui) fa piena prova (cioè deve essere considerato vero, anche dal giudice), salvo che sia accertato il reato di falso.

La legge prescrive l’atto notarile per quegli atti e contratti dei quali vuol garantire al massimo grado la legalità, l’identità delle parti e la conformità alla loro volontà, perché li considera di maggiore importanza:

Per legge “il notaio indaga la volontà delle parti e sotto la propria direzine e responsabilità cura la compilazione integrale dell’atto” (art. 47 della legge notarile, modificato dalla legge 28 novembre 2005, n. 246 di semplificazione). Il notaio deve indagare la volontà delle parti in modo approfondito e completo, mediante domande e scambio di informazioni intese a ricercare anche i motivi e le possibili modificazioni della volontà prospettatagli (codice deontologico approvato dal Consiglio Nazionale del Notariato il 24 febbraio 1994).

Perciò, il rapporto tra il cliente ed il notaio inizia di regola prima della stipulazione e della lettura dell’atto notarile, per permettere al cliente di esporre in modo completo la sua volontà ed al notaio di comprenderla; e il notaio ha il dovere di orientare personalmente le parti nella scelta tra gli atti e le clausole che è possibile utilizzare per realizzare nel modo più completo lo scopo pratico che le parti si propongono, adeguandolo però alle norme imperative di legge (e cioè alle norme alle quali non è possibile derogare).

L’indagine della volontà delle parti può essere compiuta anche al momento del ricevimento dell’atto pubblico o dell’autenticazione della scrittura privata.

Il notaio può avvalersi di collaboratori nei rapporti con le parti; e risponde dell’operato dei suoi collaboratori, che operano comunque sotto la sua direzione. In ogni caso il notaio non può delegare ad altri l’indagine della volontà delle parti, che hanno diritto di manifestarla sempre a lui personalmente.

Anche quando l’atto è redatto in conformità ad una bozza predisposta dalle parti o da una di esse (es.: contratto di mutuo bancario) o da altri (es.: procura predisposta da un’agenzia di pratiche automobilistiche), il notaio deve spiegare alle parti il contenuto e gli effetti giuridici dell’atto e accertare che essi corrispondano alla volontà di tutte le parti.

Il notaio garantisce che l’atto notarile è conforme alla volontà delle parti, che ha accertato ed adeguato alle norme imperative di legge (cioè alle norme di legge che non possono essere derogate per volontà delle parti).

È infatti responsabile se l’atto notarile è nullo perché manifestamente illecito o illegale; e lo è anche se l’atto è annullato perché una parte non aveva la capacità legale di compierlo per l’età o per evidente incapacità di intendere o di volere, o comunque è annullato per altra causa imputabile al notaio.

Per gli atti immobiliari da lui predisposti per incarico ricevuto dalle parti, il notaio per prassi (cioè abitualmente) accerta mediante l’esame dei pubblici registri (immobiliari e tavolari) se negli ultimi venti anni risultino a carico degli immobili ipoteche, pignoramenti, sequestri, servitù o altri vincoli che ne limitino la disponibilità o il godimento; ed è responsabile del danno subito dalla parte che li abbia ignorati, fidandosi a buon diritto degli accertamenti del notaio.

Se si vuole che il notaio compia tale esame per oltre venti anni (es.: per accertare eventuali servitù) o compia indagini anche presso altri uffici (es.: per accertare la regolarità edilizia di un fabbricato, vincoli urbanistici ecc.), è necessario conferirgli uno specifico incarico e che egli lo accetti.

In ogni caso, se sia venduto un immobile acquistato per usucapione non dichiarata dal giudice, il notaio non può garantire all’acquirente che il venditore è effettivamente proprietario. Né può garantire che colui che risulta proprietario in catasto e nei registri immobiliari (o tavolari), ma non ha avuto il possesso dell’immobile per oltre venti anni, abbia effettivamente la proprietà dell’immobile (che potrebbe essere stato acquistato da altri per usucapione, anche se l’usucapione non risultasse da una sentenza).

Per legge il consiglio notarile controlla che il notaio osservi esattamente i suoi doveri (compreso l’obbligo di risarcire i danni di cui sia responsabile); e interviene, su richiesta, per comporre le controversie tra il notaio e i clienti.

Il notaio deve essere scelto dalle parti di comune accordo o, in mancanza di accordo, dalla parte tenuta al pagamento degli onorari e al rimborso delle spese anticipate dal notaio.
Negli atti notarili in cui partecipino enti pubblici o banche, se il costo dell’atto notarile non è a loro carico, è regola rimettere la scelta del notaio all’altra parte, salvo giustificato motivo.

La scelta del notaio non deve essere imposta da altri professionisti, agenti immobiliari, mediatori ecc.; può essere da loro consigliata solo se il cliente lo richieda.

La scelta del notaio dovrebbe essere basata su un rapporto di fiducia. Di regola, si dovrebbe tener conto:

Ai fini di un confronto dei costi è necessario tener conto del modo in cui i vari notai svolgono la loro attività ed in particolare del tempo che dedicano al rapporto personale con i clienti.

In ogni caso, va considerato che, per una prestazione professionale (soprattutto nei casi di maggiore complessità), il criterio del costo non è quello migliore per la scelta.

 L’attività del notaio non si esaurisce nel tempo della firma dell’atto da parte dei contraenti, ma comprende anche adempimenti, compiti e obblighi che vengono svolti dal notaio prima e dopo la conclusione del contratto.

Ad esempio, in sintesi, in un atto di compravendita immobiliare, l’attività del notaio comprende: